SITUACIÓN
Nuestro cliente, un gran fondo de pensiones estatal, quería automatizar su conciliación de cuentas de gastos, ya que su proceso actual era demasiado manual y requería mucho tiempo. Una solución automatizada permitiría a la organización agilizar sus procesos, aumentar la productividad de los empleados y, en última instancia, ofrecer experiencias más satisfactorias a los clientes. Antes de poner en marcha una automatización a nivel de toda la empresa, el cliente quería realizar una prueba piloto del concepto para evaluar su eficacia.
SOLUCIÓN
Desarrollamos un programa piloto de nueve semanas para automatizar el proceso en el departamento de Finanzas como prueba de concepto antes de la adopción en toda la empresa. Como parte del programa de prueba, proporcionamos
- Un Bot, que añadirá los detalles de los gastos de las cuentas a la plantilla de conciliación
- Notificación automatizada por correo electrónico al propietario del proceso/contable financiero una vez completado el proceso
- Notificación automática enviada al propietario del proceso/equipo de soporte de RPA cuando el robot encuentra algún error del sistema
- Estandarización de las mejores prácticas, metodologías, marcos y enfoques de RPA, que fueron informados por un taller de descubrimiento de RPA
- Libro de jugadas de la automatización de procesos robóticos (RPA) para su adopción en toda la empresa
- Formación de usuarios in situ para usuarios finales y partes interesadas
RESULTADO
Gracias a la estrecha colaboración con las partes interesadas y a un desarrollo diligente del RPA, pudimos agilizar el proceso de conciliación bancaria automatizada, que pasó de tardar cinco horas a menos de cinco minutos. La creación de esta eficiencia ahorró a nuestro cliente tiempo y dinero significativos, además de garantizar un mayor nivel de precisión. Esta solución se completó y se implementó con éxito a tiempo y a satisfacción del cliente. Una vez finalizada la implementación, Apex impartió una formación in situ y desarrolló un manual de RPA para que el cliente no sólo utilizara plenamente la mejora, sino que también ampliara la función en el futuro.