SITUACIÓN
Nuestro cliente necesitaba automatizar su proceso actual de mantenimiento de tarifas en su sistema de precios. El proceso existente era un esfuerzo manual que requería que un empleado visitara los sitios web gubernamentales, obtuviera acceso a un archivo Excel y luego lo comparara y cruzara con el sistema de precios actual para actualizar cualquier discrepancia. Además, las listas de tarifas se actualizaban de forma irregular y no existían procesos de notificación para cuando se realizaban cambios. Para mejorar este proceso, el cliente nos seleccionó como socio estratégico para ayudarle a automatizar el proceso con el objetivo de completar las fases iniciales del proyecto en un breve plazo de 90 días.
SOLUCIÓN
Para cumplir el plazo de 90 días del cliente, desplegamos un equipo de 11 recursos basados en nuestro Centro de Entrega de México (MDC por sus siglas en inglés) para automatizar el proceso de conciliación del sistema de tarifas. Desarrollaron un conjunto de robots que ejecutaban una mezcla de flujos de trabajo específicos y genéricos utilizando Pega Robotics y UiPath como herramientas preferidas de automatización de procesos robóticos (RPA por sus siglas en inglés). Nuestro equipo utilizó robots para cada una de las revisiones y configuraciones del programa de tarifas y uno para la supervisión de los cambios en el origen para ofrecer una solución escalable. Entre las consideraciones críticas se incluyeron:
- Aislar las reglas de negocio para facilitar el mantenimiento a medida que se producen cambios en la fuente de datos
- Crear funcionalidades compartidas que serán gestionadas por robots genéricos
- Garantizar que los archivos de actualización se crean correctamente para reducir el riesgo de errores de importación.
- Cumplimiento estricto de la Convención de Nomenclatura de Tarifas
- Centrarse en la reutilización de los flujos de trabajo
- Uso de argumentos de flujo de trabajo UiPath para producir el resultado deseado
RESULTADOS
Nuestro equipo creó docenas de bots que supervisan y escuchan las listas de tarifas actualizadas de los sistemas de gestión de contenidos (CMS) y, a continuación, ingieren esos datos para utilizarlos en los sistemas internos del cliente. La solución de RPA ha supuesto un ahorro de unos 300.000 dólares anuales para nuestro cliente, y el proceso automatizado ha eliminado cualquier posibilidad de errores de transcripción. Los robots funcionan constantemente y realizan de forma instantánea la ingesta y la carga automatizadas sin intervención humana, lo que permite al personal del cliente, que antes comprobaba las actualizaciones de las tarifas estado por estado, centrarse en actividades más estratégicas.