Negocio frente a TI, superando los problemas de datos y análisis

Cómo un desarrollador de BI implementa estrategias de BI básicas pero sólidas.

Un gerente de finanzas y un administrador de base de datos (DBA) experimentan problemas comunes, ya que constantemente luchan por entregar un informe de ventas básico, diario, a toda la empresa. Aprenda cómo el nuevo desarrollador de BI, interviene para salvar el día, mediante la implementación de una estrategia básica, pero sólida de BI que elimina sus problemas y los establece para el éxito de los datos y la presentación de informes.

Parte 1

El Director Financiero, Joe, se despertó y comprobó su teléfono. No había recibido el correo electrónico. Su corazón se hundió, mientras reflexionaba que no debería sorprenderse. Sabía que se avecinaba una mañana muy ajetreada y quería adelantarse al fuego que se avecinaba, así que se saltó el desayuno para ponerse a trabajar, lo más rápido posible. Además, Joe tenía una caja de avena instantánea en su escritorio para las mañanas rápidas. De camino a la oficina, recibió un mensaje de texto del vicepresidente de marketing: "Así que ayer no hubo ventas, ¿eh? Es una broma". Joe sabía que estaba bromeando, pero se preguntaba si había un subtexto.

El informe diario de ventas no había salido. Las ventas habían bajado ligeramente los dos últimos años. A la junta directiva le preocupaba que el descenso de las ventas fuera un indicio de estancamiento de los productos de la empresa. La empresa había empezado a cambiar el diseño de algunos de los productos clave para atraer a un grupo demográfico diferente. Si tiene éxito, habrá un cambio en la base de clientes de la empresa. El informe diario de ventas se envió por correo electrónico a todos los empleados de la empresa. Paul, el relativamente nuevo director general, había sido transparente con todos los empleados sobre lo que podían significar estos pivotes. El quería que todos supieran cómo iba la empresa con respecto a los objetivos de ventas.

Joe entró en el aparcamiento y sabía exactamente con quién tenía que hablar. Se dirigió directamente al escritorio de Emma, una DBA, pero aún no estaba. Decidió sentarse y esperarla hasta que lo hiciera. Por lo general, llegaba temprano a la oficina. Emma era la mejor DBA con la que Joe había trabajado. Estaba convencido de que había pocos problemas de datos, si es que había alguno, que ella no pudiera resolver. En más de una ocasión, ella había intervenido en un apuro, haciéndole parecer un héroe. Sin embargo, a menudo se preguntaba: "¿Por qué no puede hacer que esto funcione?"

Joe esperó. Respondió a los correos electrónicos, tomó un café y volvió a los correos electrónicos. Unas cuantas personas se habían puesto en contacto con él, pero intentaba aplazar su respuesta de "no sé qué pasa". Un becario al que no conocía asomó la cabeza fuera de su cubo y le dijo que Emma había estado aquí hasta las 3 de la madrugada de anoche y que había apagado su teléfono para poder dormir. No llegaría hasta las 2:00 de la tarde, como muy pronto, y es posible que no venga.

"Genial... ¿ahora qué?" se preguntó Joe. Joe era gerente de finanzas, pero en los últimos 12 meses se había convertido en un gerente de facto de informes y análisis. Siempre que había una pregunta, encontraba la respuesta. Esto le había llevado a lugares profundos en los datos de la empresa. Joe reunió a su equipo y comenzó el plan B. Exportarían los datos del EPR y del CRM para unirlos y rellenar el informe. Era un proceso desordenado que requería mucho tiempo, pero ¿qué otra opción tenía?

El equipo había realizado este proceso varias veces y cada vez lo hacía mejor. Todos se ofrecieron a almorzar tarde. Joe no les había pedido que se saltaran el almuerzo, pero todos sabían que había que hacerlo. Finalmente, a la 1:30 de la tarde, se envió el informe diario de ventas.

Joe no pudo evitar preguntarse: "¡Tiene que haber mejor manera!"

Parte 2

Los efectos de la bebida energética de Emma habían empezado a desaparecer. Normalmente trabajaba hasta tarde, pero no tan tarde. Por desgracia, esto se estaba convirtiendo en un hábito. Le gustaba mucho trabajar en esta empresa. Llevaba seis años trabajando allí, pero no tenía por qué hacerlo. Muchos reclutadores habían intentado contratarla, pero ella conocía tan bien los datos de la empresa que no quería empezar de nuevo.

Su reloj acababa de sonar para indicarle que eran las 2:00 de la madrugada. El SQL para el informe estaba casi terminado, pero aún tenía que hacer el control de calidad. No estaba segura de para qué servía, pero el analista financiero dijo que era importante y que había que hacerlo cuanto antes. Había otros tres informes que contenían la misma información, pero el analista dijo que la lógica estaba mal en los otros informes. Para ser justos, la cifra variaba hasta un 15%, pero ¿cuál sería la diferencia?

Emma prometió que los datos estarían listos al final del día. Calculó que las 2:00 de la madrugada era todavía el final del día. Lo habría hecho antes, pero había que atender otro incendio. Hubo un susto porque el sistema de ventas había dejado de registrar las ventas. Resultó no ser nada, pero se pasó todo el día confirmando que no había nada mal.

Cuando estaba comprobando su trabajo, se dio cuenta de que ya había escrito esta consulta antes. Después de buscar en un montón de entradas antiguas, ahí estaba. Nueve meses atrás, el mismo analista había pedido los mismos datos. Ella le había dado los datos hacía ocho meses. Sonrió con ironía para sí misma. Las últimas 10 horas no habían sido en vano. No había guardado la consulta original y habría tenido que hacerla de todos modos.

No era una consulta fácil de escribir. Los datos de la empresa estaban llenos de pequeñas sutilezas que podían estropear fácilmente incluso la consulta más cuidadosamente escrita. En un momento dado, había empezado a documentar todos sus conocimientos en un OneNote compartido. Incluso había intentado que el equipo de finanzas escribiera sus propias consultas, pero simplemente no sabían lo que estaban haciendo. Está claro que no han leído la documentación que ella les ha proporcionado. Además, el SQL que escribieron era un desastre. Para ella era más fácil hacerlo todo por sí misma. La conclusión es que se necesita a alguien con años de experiencia, que trabaje con los datos de la empresa, para que toda la lógica sea correcta. Ella es la única que se ajusta a ese perfil.

Finalmente Emma terminó los datos y los envió al analista financiero. Emma esperaba que él viera la marca de tiempo y apreciara lo que le costó conseguir estos importantes datos, aunque ella no viera por qué eran tan importantes. Envió otro correo electrónico a su becaria diciéndole que no llegaría mañana hasta la tarde, como muy pronto. Acababa de trabajar una jornada de 18 horas. Para asegurarse un merecido descanso, apagó el teléfono.

Mientras se dormía, pensó: "Tiene que haber una mejor manera."

Parte 3

Joe finalmente envió el informe a toda la empresa. Sospechaba que habría problemas. Normalmente los había. Lo que le preocupaba era si los problemas serían lo suficientemente graves como para que le llamaran la atención. Decidió estirar las piernas antes de averiguarlo.

Vio a Emma, en el vestíbulo, cuando entraba. Joe dudó si debía decir algo ahora o esperar. Al fin y al cabo, habían sacado el informe, pero a su equipo le había costado 15 horas. Intentando no parecer sarcástico, dijo: "Buenas tardes, Emma". Emma pudo percibir que estaba frustrado por algo y decidió indagar. "¡Hola Joe! ¿Un día ocupado?" Joe respondió: "Sí, podría decirse que sí. ¿Podemos subir a tu cubo y hablar de ello?"

Una vez que llegaron a su cubo, Joe le contó que el informe diario de ventas no había vuelto a salir y que ella tenía que asegurarse de que este informe crítico funcionara siempre. Emma echó un vistazo al código de error y supo exactamente cuál era el problema. Un analista financiero había cambiado el nombre de la carpeta del archivo Excel que contiene la información sobre los objetivos de ventas. El archivo de Excel contiene la lista maestra de objetivos de ventas. También se estaba utilizando para otros fines. De la forma más diplomática posible, Emma le dijo a Joe que era la quinta vez, en el último año, que uno de sus empleados había hecho algo así.

Justo cuando las cosas parecían estar a punto de estallar, el becario de Emma vino a salvar el día. El becario presentó al nuevo desarrollador de inteligencia empresarial (BI), Pete, que el director general acababa de contratar. Nadie estaba seguro de qué era el BI; sólo sabían que Pete iba a hacer "cosas de datos".

Siguió una tensa discusión, ya que Pete hizo una pregunta tras otra a Emma y Joe sobre el proceso actual. Cuáles eran sus retos y qué habían probado ya.

Cuando Pete se alejó de la discusión, pensó: "¡Conozco una mejor manera!"

Parte 4

Muchos de los problemas se debían a que el personal no estaba capacitado para ello, a que se estaban adaptando procesos antiguos y a que se utilizaban herramientas que no estaban diseñadas para la elaboración de informes y análisis. Pete se arremangó y se puso a trabajar.

Convenció al director general para que invirtiera en un almacén de datos. Convencer al director general de que aumentara el gasto en TI, en una época de incertidumbre, era una tarea difícil. Al final, la promesa de una mayor rapidez en la obtención de información fue lo que le convenció.

El siguiente paso fue examinar los procesos. Muchos de los procesos existentes nunca fueron concebidos para apoyar el informe más importante de la empresa. La empresa había experimentado un rápido crecimiento en sus inicios. Esto hizo que gran parte de los sistemas estuvieran "improvisados". Pete examinó todos los puntos de fallo y los procesos manuales y diseñó una canalización de datos.

La empresa contaba ahora con las personas, las herramientas y los procesos adecuados.

Habían pasado unos meses. El informe de ventas diario ya no extrae datos directamente del sistema transaccional cada vez que alguien lo abre. Los datos de ventas se agrupan en el almacén de datos. Finanzas pone un CSV con los datos de los objetivos de ventas en una carpeta controlada. Pete ha escrito un código que extrae el CSV en el almacén de datos, sólo cuando hay cambios. Si Finanzas comete un error con el formato del archivo, se envían notificaciones y los cambios no se procesan.

Pete transformó los datos en un esquema de estrella. Ahora, cuando un analista quiere crear un informe, utiliza el mismo modelo de datos de ventas que utilizan todos los demás informes. Si un informe no utiliza el almacén de datos, se considera incorrecto.

Conseguir que todo el mundo se pusiera de acuerdo costó mucho trabajo. Pete consiguió que Emma, Joe y otras partes interesadas se sentaran juntos y discutieran las definiciones empresariales comunes, incluido su significado. Después de unas cuantas reuniones de dos horas y muchos donuts, todo el mundo pudo ponerse de acuerdo sobre cuál debía ser la lógica.

Ahora, cada vez que llega una nueva solicitud de información, Pete remite al almacén de datos. Sabe con confianza que todos los aspectos sutiles que podrían estropear una consulta se han solucionado. Si los datos solicitados no existen todavía en el almacén de datos, los transforma y los añade al almacén de datos.

Joe, Emma y Pete reflexionan ahora a menudo: "¡Sabía que había una mejor manera!”.

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